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Produção de eventos: conheça principais as etapas

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Produzir eventos pode não ser uma tarefa fácil! Existem etapas que são extremamente necessárias para que tudo saia como o esperado – planejamento, profissionais dedicados, espaço ideal e divulgação são apenas algumas delas. É muito importante que a organização seja feita de forma responsável, otimizando os processos e garantindo a satisfação do público. Quer saber mais sobre o assunto? Conheça a seguir, as principais etapas para produzir um evento:

Planejamento

Antes de tudo, defina qual será o segmento do seu evento. Avalie todas as possibilidades e fique atento aos fatores como: datas comemorativas, disponibilidade de equipamentos eletrônicos, climatização do ambiente, documentos de autorização, eventos similares na mesma semana. Escolha o espaço com bastante antecedência e monte um cronograma bem detalhado incluindo todos os imprevistos que podem acontecer.

Equipe qualificada

Escolha profissionais qualificados que se identifiquem com a proposta do serviço. Experiência na área também é um fator fundamental, afinal, serão diversas tarefas e você vai precisar de ajuda em grande parte do tempo – caso apareça algum problema, ele será melhor solucionado. Montar uma equipe de suporte é um dos primeiros passos!

Otimização de tempo

Fique atento em cada detalhe. Confira todos os serviços como: coffee break, limpeza, credenciamento, segurança, fornecedores, informações técnicas. Escolha líderes para cada uma das funções, delegando os afazeres. Eles irão acompanhar o andamento de cada um dos pontos importantes no trabalho. Essa é uma ótima forma de otimizar o tempo e evitar esquecimentos, crie uma agenda rigorosa com todos os compromissos.

Evite contratempos

Ficando por dentro de todos os detalhes do evento, você pode até mesmo criar uma plano B. Imagine se a internet do local apresenta oscilações? É preciso estar preparado e considerar a possibilidade de contratar uma empresa externa. Não esqueça de avaliar todos os pontos durante a visita técnica no espaço contratado, busque informações e monte uma lista de itens que precisam da sua atenção.

Pós-evento

Essa etapa é importantíssima e requer total dedicação da sua equipe! Verifique se a infraestrutura contratada necessita de desmonte e retirada dos fornecedores. Você deve entregar o local exatamente como estava no momento da contratação, para que nada passe batido, não abra mão de uma planilha. Converse sua equipe contratada e conheça os pontos altos e baixos do evento, assim você poderá identificar melhorias e se preparar para os próximos.

Achou muito complicado? Agora a R²M além de oferecer uma ótima infraestrutura de salas e auditório, atendimento personalizado de alimentos e bebidas, áudio e vídeo, também está organizando eventos. Seja Workshop, Formatura, Palestra ou Congresso, você pode contar conosco para garantir uma melhor organização e planejamento.

Estamos em uma localização privilegiada, à beira da BR 101 em frente ao Shopping Itaguaçu. Entre em contato para saber mais e agende a sua visita!

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