'; '; Briefing : essencial para o sucesso do seu evento corporativo! - R²M Eventos
R2M Eventos - Centro Empresarial TerraFirme, São José, SC

Briefing : essencial para o sucesso do seu evento corporativo!

Saiba como elaborar um briefing com informações claras e concisas e garanta o sucesso do seu evento corporativo.

 

Business executives discussing with their colleagues on whiteboard during meeting at office

Fonte: Freepik – Peoplecreations.

 

O briefing é um conjunto de informações ou a coleta de dados realizada através de uma reunião visando o desenvolvimento de algum trabalho. O objetivo do briefing é criar um roteiro para que as ações sejam executadas de maneira eficaz e para que o resultado final, isto é, as necessidades e expectativas do cliente sejam atendidas.

 

A prática do briefing tornou-se bastante comum nas áreas de Administração, Relações Públicas e na Publicidade e tem se mostrado bastante eficiente, também, no momento de planejar a execução de eventos corporativos. Sua utilização no dia a dia do mundo corporativo transformou a palavra inglesa “briefing” no aportuguesamento “brifar”, tornando-se comum a expressão “brifar” algo, no sentido de coletar informações.

 

O ato de fazer um briefing – ou “brifar” – permite mapear todas as atividades que precisam ser realizadas a fim de atingir um determinado objetivo. Durante sua elaboração são levantadas todas as ideias possíveis em torno daquilo que se pretende realizar e também são discutidas inúmeras propostas e soluções para que o resultado final pretendido seja alcançado com êxito. Perfil do cliente e dos convidados, número de convidados, preferências em relação à iluminação, sonorização, filmagem, divulgação, atrações artísticas, patrocínio e muitas outras informações são discutidas para que o plano de ação seja elaborado.

 

Quanto mais completo – e não necessariamente extenso! – for o briefing, maiores as chances de haver uma compreensão única sobre o que será realizado. Com o briefing em mãos torna-se mais fácil a comunicação entre todos os envolvidos: a empresa contratada para realizar o evento, o cliente e, também, os patrocinadores e fornecedores.

 

A eficácia no levantamento do briefing de um evento corporativo depende, também, da visão clara sobre o que se deseja executar. Se o cliente não tem informações precisas sobre as suas necessidades será difícil fazer um briefing eficaz e que, portanto, atinja os objetivos pretendidos. A participação do cliente em fornecer informações completas e todos os detalhes pertinentes à execução do evento são, portanto, essenciais para o sucesso do briefing e do evento corporativo.

 

Modelo de Briefing

Um briefing não segue um modelo pré-definido, mas deve levantar, de maneira clara e concisa, as seguintes informações:

 

  • Empresa: é necessário e importante obter informações sobre a empresa que está querendo realizar o evento corporativo, tais como: missão e visão, conceito da marca, segmento de atuação, data de fundação, sócios, casos de sucesso, principais clientes e concorrentes número de colaboradores, entre outras;
  • Objetivos: a definição dos objetivos – o que se pretende alcançar – é essencial para o sucesso do evento. Vender mais, fazer branding, reposicionar a marca, atingir novos segmentos, treinar a equipe, integrar os colaboradores, fidelizar clientes, lançar um novo produto são apenas alguns dos muitos objetivos que podem fazer parte de um evento corporativo;
  • Público-alvo: definição de qual será o público-alvo, isto é, para quem está sendo efetivamente realizado o evento. É de extrema relevância saber o máximo de informações sobre o público-alvo: profissão, faixa etária, posição social e cultural, nível de escolaridade, preferências pessoais, comportamentos, entre outras;
  • Orçamento: questões financeiras são sempre delicadas, mas igualmente importantes e impactantes para que as tomadas de decisão sejam assertivas. Portanto, o briefing deve esclarecer, também, quanto a empresa está disposta a investir no evento corporativo. Esta informação evita que o cliente gaste mais do que planeja e, por sua vez, que a empresa de eventos proponha ideias fora da realidade financeira do cliente;
  • Cronograma: um dos itens mais importantes para que o evento corporativo atinja seus objetivos refere-se a um cronograma bem elaborado – que represente a realidade e seja coerente com os recursos disponíveis. Todas as atividades envolvidas, portanto, devem ter prazos para serem executadas. É importante, também, manter o cronograma sempre atualizado. Assim, as alterações necessárias serão vistas e seguidas por todos os envolvidos.

 

Além das informações sobre a empresa, objetivos, público-alvo, orçamento e cronograma, o briefing deve listar as responsabilidades de cada participante. Assim, cada pessoa envolvida saberá exatamente quais são as suas obrigações e os prazos para que sejam executadas.

 

O briefing deve conter, também, todos os detalhes que a empresa promotora do evento e o cliente acharem necessários. Informações sobre estrutura do local do evento, hospedagem dos convidados, atrações artísticas e musicais, palestrantes, perfil dos patrocinadores e fornecedores são, portanto, essenciais para que o evento corporativo mantenha-se dentro do orçamento e cronograma e, ainda, atinja os objetivos propostos.

 

 

Fonte:

Administradores – O que é briefing?

Exame – O briefing no mercado de eventos corporativos

RSVP NET – A importância do briefing na organização de eventos corporativos

If Espaço Múltiplo – Qual a importância do briefing na organização de um evento?

Oficina de Eventos – Como organizar um evento corporativo

 

Fonte Imagem:

Freepik – Peoplecreations

Sobre

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *