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Você sabe fazer um checklist eficiente para um evento?

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Para um evento dar certo é preciso cuidar dos mínimos detalhes – e dos grandes detalhes também. Mas, em meio a tantas decisões importantes, como local do evento, equipamentos necessários, infraestrutura e quantidade de participantes, qual é a melhor forma de fazer um checklist eficiente para que a organização do seu evento seja impecável e o seu evento inesquecível? Confira algumas dicas:

  • Resolva as atividades básicas.

Defina um nome simples e fácil de lembrar para o seu evento. Escolha o local, os horários de acontecimento, o local onde será realizado e os prazos de organização.

  • Estude e defina o público-alvo.

Identifique qual é o perfil do público do segmento que será contemplado no evento. Assim, as chances de você obter sucesso serão muito maiores.

  • Quais atividades serão realizadas no evento? Qual é o seu objetivo com ele?

Sem uma meta a ser concluída não existe por que realizar um evento. Defina aonde você quer chegar com ele e elabore atividades que acontecerão durante o evento.

  • Quantos funcionários serão necessários? Quais serão as suas funções?

Isso vale para antes, durante e após o evento. Seguranças, equipe de limpeza, garçons, recreadores – cada pessoa é fundamental para que seu evento tenha um bom suporte.

  • Quais materiais você utilizará no ambiente?

Será necessária a contratação de alguma estrutura ou de profissionais para montá-la? E decoração? Liste todos os serviços terceirizações que serão necessários para antes, durante e depois do evento.

Já sabe tudo isso? Agora vamos à segunda parte.

  1. Seja objetivo.

Reúna todas as informações acima em forma de tópicos. Quanto mais objetivo você for, mais fácil será para encontrar o que você precisa na hora da correria.

  1. Cada segmento em seu lugar

Um evento possui vários segmentos – segurança, iluminação, decoração, som, alimentação e muito mais. Separar o checklist por segmentos é uma forma de organização muito eficiente, uma vez que é possível ter um controle mais preciso a respeito de tudo que já foi feito e o que ainda está faltando. Por exemplo, no segmento de segurança: quantos seguranças serão necessários? Todos já foram contratados? Já foi efetuado o pagamento para os funcionários ou para a empresa terceirizada?

  1. Tenha prioridades

Não adianta misturar atividades pós evento com aquelas que você precisa resolver antes mesmo do evento acontecer. É claro que nem sempre dá para seguir uma ordem cronológica, mas é imprescindível que haja uma definição de prioridades precisa e clara para que não tenha o risco de você se perder no meio da organização. Coloque os itens mais importantes em primeiro e em destaque no seu checklist para não perder o foco.

  1. O que não pode faltar

Para que o seu evento aconteça, não pode faltar:

  • Local
  • Cronograma de atividades
  • Venda de ingressos
  • Divulgação
  • Confirmar a entrega dos equipamentos
  • Organizar a chegada e saída dos funcionários

Quer mais? Você também pode utilizar aplicativos que auxiliam na organização do seu evento e ter o seu checklist sempre à mão.

Evernote

Com o Evernote você pode montar checklists, tirar fotos, fazer lembretes de voz, digitalizar cartões de visitas, e sincronizar anotações entre computador e smartphone. O app é disponível para iOS e Android.

Orçamento Inteligente 2

Com ele você consegue organizar os gastos do evento. Nele, é possível fazer planilhas, sincronizar dados, armazenar e alternar entre bancos de dados e mais. O app é disponível para iOS.

Podio

O Podio ajuda você a criar um escritório virtual. O diferencial? Você pode entrar em contato com os seus parceiros, com sua equipe e seus clientes sempre que precisar. O app é disponível para iOS.

Opções não faltam e agora você tem o caminho certo para fazer um checklist eficiente e um evento inesquecível.

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